書類の山をスッキリ解消！整理収納アドバイザーが教える「書類整理の基本」

片づけに困るものの代表が「書類（紙もの）」
紙は薄いのでいつの間にか溜まってしまい、気がついたときには整理しきれない量になっていることが珍しくはありません。

この記事では、基本的な書類整理の方法を紹介します。

書類整理はなぜ必要？

1.管理がラクになる

✔️出し入れがスムーズになる
✔必要な時に探さなくても済む
✔次に使う時もさっと出せる

書類が整理されていると、作業効率がぐんと上がります。

2．情報のセキュリティを守れる

✔️情報漏洩や不正アクセスのリスクを軽減できる
✔️機密情報などの安全性を守れる
✔️顧客情報をきちんと管理できる

書類をきちんと整理できていると、機密情報や個人情報を適切に管理できることにも繋がります。

3.紙類がたまるストレスから開放される

✔️紙がごちゃごちゃしている視覚的なストレスが軽減する
✔️書類を探す時間がなくなり、気分よく作業ができる

整理されていることで、心理的にも作業効率的にも、双方のストレスを和らげます。

書類を整理してみよう

「書類整理」というと、重要なものや大事なものから…と思いがちですが、普段使わないものほど「どうしたらいいのか…」と悩んでしまい、作業が滞りがちになっってしまいます。判断しやすい「日常よく使うものから」はじめて、整理するコツを掴んできましょう。

整理を始める前に・・・

片付けが苦手な人は整理したい書類を全部出してきがち…ですがその行為はNGです。まずは整理したい書類を出す前に、今ある書類をカテゴリーに分けることから考えましょう。

・家電などの説明書
・学校関係
・会社関係
・町内会
・郵便物

紙類は集めてみると意外に嵩張るので、全体量を見ると「ウッ」となり、気力が一気に減退します。
小さく分類することで、整理しやすい量になり、作業をすすめやすくなります。
片づけは「小さく始める」ことが大事です。

書類の整理の基本4ステップ

書類の分類が終わったら、ここからはようやく実践編。実際に書類を整理してみましょう。繰り返しますが、最初は「小さく始める」ことが肝心です。郵便物や家電の説明書など、比較的全体量が少なく、要不要の判断がしやすいものから始めましょう。

1．書類を全部出す

最初に分けたカテゴリーに関連する書類を全部集めて出しましょう。紙類は薄いのであちこちに紛れがちです。点在していることも多いので、整理したいカテゴリーに入るものはすべて集めてから整理します。

2．「残す書類」を選ぶ

■今後開催される行事などの案内
■保管しておく必要があるもの（領収書、財務書類など）
■都度確認する必要があるもの（ゴミの分別方法など）

残す書類を取り出したら、残ったものが「処分する書類」です。
これらは処分方法を検討しましょう。

シュレッダーにかける
個人情報部分を隠して処分する
専門業者に処分を依頼する

中でも手軽にできて安心な方法は、家庭用の電動シュレッダーを使うことです。

3．残した書類をわかりやすく保管する

デジタル化する

重要な書類や頻繁に使用する書類は、データーやクラウドでの保存がおすすめです。何でもかんでもデーター化すると逆に管理の手間がかかってしまうので、電子化するものはよく厳選しましょう。

バインダーにファイリングする

あとから見た時にさっと情報を探せるように、ラベルや色分け（カテゴリー別・使う人別・重要度別…など）で、ひと目見て中身が把握できるようにしましょう。

管理方法が決まったら、書類を管理する場所を決めます。手が届きやすい場所にする、目につきやすい場所に置く…など、使用後に必ず元の場所に戻せることが最優先です。自分が管理しやすい場所に配置しましょう。

4．定期的に見直しをする

片づけてスッキリしたら「整理はおしまい！」と考えがちですが、使いやすい状態を維持するために「定期的な見直し」は不可欠です。

✔️月末
✔️学期末ごと
✔️半期に一度
✔️年に一度

など、期間を決めて必ず見直しをしましょう。
意外に多い郵便物や投函物は、単なる広告やDMばかりということが多々あります。

筆者は「チラシお断りステッカー」をドアポストに貼ることで、無駄なDMがほとんど入らなくなりました。不要な書類をを受けとらない工夫も大事です。

書類整理でよくある悩みQ&A

ここからは書類整理に関するよくある質問を紹介します。

Q1.書類が多すぎて整理できない

優先順位をつける。
片づけが苦手な人ほど、普段使わない重要書類や量の多い書類など、難易度の高いものから手をつけがちです。
まず、使用頻度が高い書類や全体的に量が少なく、難易度の低いものから手を付けていきましょう。

Q2 どの書類をデジタル化すべきかわからない

使用頻度が高い書類や、法的に保存が必要な書類（契約書や請求書など）を優先的に電子化します。

Q3.デジタルとファイリング、どちらが正解？

管理のしやすさは個人によって違います。自分が管理しやすい方法を取り入れましょう。

Q4.書類整理を習慣化できない

物ごとが習慣化するまで何度か意識的に繰り返すことが大事。そのため、書類整理の日を予定に組み込むことがオススメです。次に整理する日を決めたら、カレンダーなどに記入して忘れないようにしましょう。

まとめ

いつの間にか増えてしまう書類（紙もの）は、気がついたときには手がつけられなることが多いです。
以下の手順で整理しましょう。

1.書類を全部出す
2．残す書類を選
3．残す書類をわかりやすく保管する
4．定期的に見直す